Korespondensi

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Korespondensi adalah istilah lain dari Surat menyurat. Surat diartikan sebagai salah satu alat Komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan individu atau organisasi.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.
1.2 Fokus Penulisan
Dari Uraian Latar Belakang diatas maka difokuskan penulisan pada masalah Manajemen Korespondensi
1.3 Tujuan Penulisan
Berdasarkan Fokus Tulisan diatas , maka yang menjadi Tujuan penulisan makalah ini yaitu untuk mengetahui tentang bagaimana Manajemen Korespondensi.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat yang ingin dicapai dalam penulisa makalah ini yaitu:
1. Secara Teoritis, yaitu untuk menambah pengetahuan dan pengalaman penulis tentang bagaimana Manajemen Korespondensi itu.
2. Secara Praktis, yaitu sebagai bahan masukan bagi pembaca












BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Korespondensi dan Koresponden
Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
2.2 Surat
2.2.1 Fungsi Surat
Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:
a. Surat sebagai media komunikasi.
b. Surat sebagai barometer.
c. Surat sebagai duta penulis.
d. Surat sebagai bukti tertulis.
e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor.
2.2.2 Kelebihan Surat:
- Murah
- Daya jangkau lebih luas
- Bersifat formal dan efektif
- Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih
2.2.3 Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:
- Susunan surat ruwet
- Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit
- Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya
- Penulisan kalimat tidak sesusai EYD
- Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat
- Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia
- Tata bahasa tidak teratur
- Pengungkapan gagasan tidak logis
- Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi
- Ketikan banyak yang salah
- Penggunaan model yang tidak menentu
2.2.4 Syarat-syarat surat yang baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.
2.3 Bahasa Surat
2.3.1 Kriteria Bahasa Surat Yang Baik
Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Bahasa baku
2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan bahasa surat
4. Efektif dan efisien
5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri paragraf yang baik:
a. mengandung kesatuan isi
b. kepaduan antar kalimat
c. ada pengembangan gagasan pokok
6. Bernalar
7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
8. Taat asas
2.3.2 Contoh Penggunaan Bahasa Baku

No. CIRI Contoh
Baku Tidak Baku
1. Tidak tercampur bahasa daerah/asing saya, mengapa, bertemu, bandara gua, kenapa, airport
2. Pemakaian imbuhan secara
Konsisten dan eksplisit bekerja, menulis, membalas kerja, tulis, baca
3. Struktur kalimat sesuai kaidah Direktur sedang bertugas ke luar negeri Direktur ke luar negeri
4. Pola sapaan resmi Bapak, Ibu, Saudara/i Tuan, Nyonya Abang, kakak
5. Tidak terpengaruh bahasa pasar dengan, memberi, tidak mengapa sama, kasih, enggak
6. Tidak rancu berkali-kali, mengesampingkan berulang kali, mengenyampingkan
7. Tidak mengandung hiperkorek insaf, sah insyaf, syah

2.3.3 Kapan Bahasa Baku Digunakan
1. Komunikasi resmi: surat resmi, pengumuman, perundang-undangan, dan lain-lain.
2. Wacana teknik: notulen, laporan resmi, penulisan ilmiah.
3. Pembicaraan di muka umum: rapat, ceramah, perkuliahan, seminar, dan lain-lain.
4. Pembicaraan dengan orang yang dihormati.
2.4 EYD Yang Sering Digunakan Dalam Surat Menyurat
a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan
1. PT Persada Nusantara
Jalan Laksamana Yos Sudarso 101
Tanjung Karang

2. PT Dian Rama Putra
Jalan H. Muhammad Salim 22
Bandar Lampung 35146
b. Penulisan Nama Jabatan
Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.
Contoh:
1. Direktur Utama PT Mandiri
2. Manajer PT Nusantara

c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim
Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik. Contohnya:
1. a.n. : atas nama
2. d.a. : dengan alamat
3. s.d. : sampai dengan
Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik,
contohnya:
1. Yth. : Yang terhormat
2. Bpk. : Bapak
3. Sdr. : Saudara
4. Jln. : Jalan
Singkatan lain yang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:
1. A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)
2. H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
3. Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)
Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:
1. cm : centimeter
2. kg : kilogram
Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas huruf awal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik Contohnya:
1. MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat
2. PT : Perseroan Terbatas
Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari deret kata ditulis dengan huruf awal kapital.
Contohnya:
1. Toserba : Toko Serba Ada
2. Unila : Universitas Lampung
2.5 Penulisan Bagian-bagian Pelengkap Surat Niaga
1. Penulisan tanggal
Unsur-unsur yang ditulis pada bagian ini ialah tanggal, nama bulan, dan tahun.
Contoh:
1. 15 Mei 2006
2. 11 April 2006
2. Penulisan nomor, hal, lampiran, dan tembusan
Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama dari keempat bagian itu. Antara bagian bagian itu dengan keterangan yang mengacunya dipakai tanda titik dua.
Contoh:
Nomor : 123
Hal : Permintaan Penangguhan
Lampiran : Dua lembar
Tembusan :
1. Direktur PT Multimatra Perkasa
2. Manajer Hotel Bumi Asih Jaya
3. Direksi Bank Pacific
3. Penulisan salam pembuka dan salam penutup
Penulisan kedua jenis salam ini diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
Contoh:
Salam pembuka Salam penutup
Dengan hormat, Hormat kami,
Bpk. Ridwan yang terhormat, Salam takzim,
Salam penutup dibubuhi tanda tangan dan nama jelas pengirim serta jabatannya.
Contoh :

Hormat kami, Salam takzim,
a.n. Direktur PT Usaha Jaya


H.M. Nasrullah Yusuf, S.E., M.B.A. Santi Maria, A.Md.
Direktur Sekretaris Direktur
4. Penulisan Kata
a. Kata depan ke dan di ditulis terpisah dengan kata lain yang mengikutinya, sedangkan awalan ke- dan di- ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya.
Contoh:
1. ke dan di kata depan
ke kantor
ke perusahaan

2. ke- dan di- sebagai awalan
ditawarkan
ditangguhkan

b. Gabungan dua kata atau lebih ditulis terpisah
Contoh:
Terima kasih
Suku bunga

Gabungan kata yang dianggap sudah padu ditulis serangkai
Contoh:
wiraswasta
fotokopi

c. Gabungan kata yang sudah satu unsurnya merupakan kata terikat, ditulis serangkai.
Contoh:
pramuniaga
purnajual
pascasarjana

d. Gabungan kata yang diikuti oleh awalan atau akhiran ditulis terpisah, serangkai gabungan yang mendapat awalan dan akhiran ditulis serangkai.
Contoh:
tanggung jawab pertanggungjawaban
bergaris bawah digarisbawahi

5. Penulisan Bentuk Perincian
Tanda baca yang digunakan dalam rincian adalah tanda koma.
Contoh:
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada hari Selasa, tanggal 1 Agustus 2006, Pukul 14.00 – 16.00 WIB di ruang rapat untuk membahas penurunan harga saham.

Bentuk rincian di atas dapat juga ditulis ke bawah seperti contoh di bawah ini:
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat direksi yang akan diadakan pada:
Hari : Selasa
Tanggal : 1 Agustus 2006
Pukul : 14.00 – 16.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat
Acara : Membahas penurunan harga saham



2.6 Bentuk Dan Fungsi Bagian Surat
Pada dasarnya bentuk surat dibedakan dua bentuk saja. Bentuk-bentuk surat yang lain merupakan variasi dari bentuk surat tersebut. Kedua bentuk surat tersebut adalah bentuk lurus atau bentuk balok (block style) dan bentuk lekuk (indented style).
1. Penggolongan dan Pembagian Surat
a. Berdasar kepentingan isi surat:
- Surat pribadi: formal dan non formal
- Surat dinas: surat keterangan, surat jalan, surat kelakuan baik, surat izin, dan sebagainya.
- Surat niaga: surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat pesanan dan balasannya, surat pengiriman pesanan, surat tagihan, surat klaim, surat-surat ketatausahaan, dan sebagainya.
b. Berdasar wujud fisik surat: surat bersampul, surat tanpa sampul, kartu pos, faksimili, e-mail.
c. Berdasar cara pengiriman: surat kilat khusus, kilat, pengiriman biasa, surat-surat elektronik.
d. Berdasar tingkat kerahasiaan: sangat rahasia, rahasia, konfidensial (terbatas), biasa.
e. Berdasar jumlah sasaran: biasa, edaran dan pengumuman
f. Berdasarkan tingkat penyelesaiannya : sangat penting, penting, biasa.
2. Bentuk Tataletak Surat
Bentuk tataletaknya: lurus penuh, lurus, setengah lurus, alinea menggantung, lekuk, resmi. Bentuk-bentuk surat dalam bahasa Indonesia secara garis besar dikelompokkan sebagai berikut:
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk surat seperti ini adalah bentuk surat yang paling mudah.
b. Bentuk Lurus (Block Style)
Pada umumnya bentuk semacam ini banyak digunakan di perusahaan.
c. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
d. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk semacam ini cocok untuk surat yang alamat tujuannya singkat.
e. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk semacam ini biasanya banyak digunakan oleh instansi pemerintah.
f. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru
3. Bagian-bagian Surat
(1) : kepala surat
(2) : tanggal, bulan, tahun surat
(3) : nomor surat
(4) : lampiran
(5) : hal atau perihal
(6) : alamat yang dituju (alamat dalam)
(7) : salam pembuka
(8a) : alenia pembuka
(8b) : isi surat
(8c) : alenia penutup
(9) : salam penutup
(10) : tanda tangan penanggungjawab surat
(11) : nama penanggungjawab surat
(12) : jabatan penanggungjawab surat
(13) : tembusan
(14) : inisial